Layout de escritório: Como otimizar o espaço

Um bom layout de escritorio leva em consideração as necessidades do profissional moderno e as mudanças que aconteceram ao longo do tempo. Muitos gestores se perguntam quais são os pontos que constituem um layout inovador.

Eles também querem saber quais são os formatos que ficaram para trás, como no caso dos escritórios antigos, com separações por baias, que já não são utilizados há muito tempo.

Hoje em dia, a formulação de um ambiente leva em conta as novidades e perspectivas para a empresa, como no caso da integração de áreas e a adaptação de estrutura física.

Vários aspectos precisam ser considerados, assim como mobiliários corporativos corretos, a decoração usada e até mesmo a cor das paredes.

As principais características de um layout moderno são o plano aberto de trabalho, locais modulares e flexíveis, Wi-Fi em todo o escritório, uso de notebooks e espaços adequados para reuniões e conferências.

O profissional moderno precisa trocar informações com os colegas de trabalho e a utilização do espaço fomenta o trabalho em equipe.

Neste artigo, será destacada a necessidade de organização, porque ela é essencial para o trabalho e também serão dadas algumas dicas para otimizar o espaço.

Por que é necessário organizar?

A falta de organização no ambiente de trabalho afeta consideravelmente o desempenho dos colaboradores. Quando tudo está desorganizado, fica difícil até mesmo localizar uma anotação, o que gera estresse e transtornos.

É fundamental que todos mantenham em ordem seus objetos, materiais e informações do dia a dia, pois isso aumenta consideravelmente a produtividade.

Mesmo que a arrumação pareça algo banal, traz muito mais eficiência, otimiza a execução de tarefas e aumenta a motivação dos funcionários de um fabricante de cobertura de lona para janela.

Quando a empresa é bem organizada, também transmite mais confiança para seus clientes. Dentre os pontos mais importantes para garantir a organização, estão:

• Descartar itens desnecessários;
• Sistematizar a mesa;
• Manter os utensílios no lugar;
• Usar um bom computador;
• Fazer anotações;
• Pensar na ergonomia.

O acúmulo de itens desnecessários, como papéis, deixa o ambiente bagunçado e prejudica o foco e o desempenho do profissional.

Em cima da mesa, deixe apenas aquilo que for realmente necessário, pois se este espaço estiver muito cheio, pode tirar a concentração e bloquear a criatividade.

Também é muito importante ter espaços adequados para armazenar todos os objetos necessários, como pastas, documentos, canetas, grampeadores, dentre outros.

O uso de um bom computador também otimiza as tarefas e ele deve ser usado ao máximo para evitar o uso de elementos físicos, como no caso dos papéis.

Tenha em mãos uma boa agenda para anotar todos os compromissos necessários, como reforma de estofados de couro, reunião com um cliente e assim por diante.

Por fim, garanta a ergonomia do local, pois isso é importante para garantir uma boa postura e evitar problemas como dores nas costas e outras doenças.

Quando o espaço é bem organizado, fica mais fácil desenvolver suas funções e os resultados aparecem de maneira mais natural e sem tanto esforço.

Importância da organização para o trabalho

A organização do ambiente de trabalho gera impactos positivos no desenvolvimento e na produtividade do dia a dia. A desorganização, por sua vez, gera atrasos de situações que prejudicam muito o desempenho.

A desorganização pode até mesmo influenciar no clima organizacional e trazer problemas para a harmonia dentro da corporação.

Resultados importantes dependem do desempenho da empresa e do modo como ela se organiza em seu ambiente profissional. É uma forma de evitar ambientes confusos e trazer uma imagem positiva perante os clientes.

Se o espaço for otimizado, fica muito mais fácil se concentrar, ser mais produtivo, resolver problemas e sentir que o dia a dia tem qualidade.

Por outro lado, a desorganização pode prejudicar a concentração, como no caso de uma mesa de trabalho bagunçada, que transmite a sensação de excesso de tarefas e impede que o profissional se concentre no que é importante.

Por outro lado, se tudo estiver bem organizado e a empresa ainda investir em aluguel de máquina de café para escritório, o estresse diminui muito.

Quando existe uma grande quantidade de arquivos e documentos espalhados, os colaboradores podem se sentir ansiosos, pois eles desejam se livrar de tudo aquilo e simplesmente não sabem por onde começar.

A falta de organização também aumenta a sensação de cansaço, pois procurar por um arquivo ou documento e não encontrá-lo acaba provocando desgaste mental.

A boa notícia é que existem várias maneiras de organizar o escritório e otimizar esse espaço para que o trabalho possa fluir da melhor maneira.

Dicas para otimizar o espaço de trabalho

Até aqui, ficou claro o quanto é importante garantir a organização do espaço de trabalho, e para te ajudar, serão detalhadas algumas dicas importantes sobre o assunto. São elas:

1. Organizar a mesa

O fechamento de área com vidro é uma forma de facilitar o trabalho em equipe, mas quando se trata da mesa, o conceito de “menos é mais” precisa ser aplicado.

O excesso de bagunça prejudica a eficiência e a produtividade dos profissionais, além de interferir na concentração.

Mantenha na bancada apenas aquilo que realmente precisa para executar suas tarefas, e os materiais usados com frequência podem ser guardados nas gavetas.

As caixas organizadoras também são ótimas para acomodar diferentes objetos, como caneta, lápis, cartões, blocos de notas, agendas e assim por diante.

2. Cuidar bem dos papéis

Algo muito comum dentro dos escritórios é ver uma grande pilha de papéis crescendo a cada dia em cima das mesas. Além de ocupar muito espaço, pode deixar documentos importantes mais vulneráveis a acidentes e perdas.

Hoje em dia, um fabricante de carpete em placas para piso elevado pode digitalizar seus arquivos, trazendo mais segurança para os documentos e reduzindo o excesso de itens no local.

Se seu negócio não tiver uma impressora com scanner, pode contar com o auxílio de empresas de outsourcing de impressão, que realizam esse trabalho para você.

3. Usar prateleiras

Existem escritórios muito pequenos e que inviabilizam o uso de muitos móveis, afinal, isso pode prejudicar a circulação no ambiente.

Uma maneira de resolver isso é usando prateleiras, pois elas ajudam a organizar os arquivos e podem ser instaladas em qualquer local. Inclusive, dispensam a necessidade de mão de obra profissional para a instalação.

As prateleiras são ótimas para acomodar livros e organizar pastas, arquivos e fichários, sem falar no fato de que podem ser usadas para decorar o ambiente e torná-lo ainda mais agradável.

4. Aproveitar a iluminação natural

As janelas amplas são ótimas porque trazem mais luminosidade ao ambiente e provocam sensação de amplitude.

Durante os períodos com altas incidências de raios solares, a empresa pode instalar um toldo retrátil para janela e, com isso, melhorar ainda mais o uso de iluminação natural.

A paisagem vista da janela também reduz a sensação de sufocamento ou de aperto que salas pequenas podem gerar.

A iluminação natural também é benéfica porque reduz os gastos com energia elétrica, trazendo mais economia para a corporação. Assim sendo, além de uma janela ampla, evite colocar móveis e outros objetos em frente à passagem de luz natural,

5. Usar móveis de apoio

Diversos itens e opções presentes no mercado, como cerâmica parede sala, ajudam a melhorar o conforto e a funcionalidade dos ambientes, e a mesma situação se aplica aos móveis de apoio.

Eles costumam ser equipados com cadeiras, bandejas, armários e até pequenas estações de trabalho. É uma forma de deixar o ambiente mais profissional e funcional, aumentar a produtividade dos colaboradores e ainda organizar melhor os objetos.

Com o auxílio desses recursos, os documentos ficam mais organizados, tendo em vista que existem repartições adequadas para os itens.

6. Evitar cores fortes

É perfeitamente possível usar uma tonalidade mais escura dentro do escritório, principalmente se ela estiver relacionada com o logotipo da empresa, mas é muito importante evitar misturar tons e texturas muito fortes.

Por exemplo, se a mesa tipo plataforma for de cor clara, o carpete pode ser mais escuro e deve ser mantido durante toda a extensão do local.

Por isso, além de evitar uma mistura de cores muito grande, também evite misturar pisos e revestimentos diferentes.

Considerações finais

O espaço de trabalho é um local que precisa ser pensado para garantir a produtividade e a concentração dos profissionais. Se a empresa quiser bons resultados, precisa garantir que seus colaboradores trabalhem em um ambiente adequado.

Como visto, existem várias maneiras de melhorar o layout do escritório, e isso aumenta a satisfação de quem trabalha na empresa, colabora com os processos criativos e traz inúmeros benefícios para todos. Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.